Τι ακριβώς είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (ΨΔΑ);

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (ΨΔΑ) αποτελεί μια σημαντική καινοτομία στο πλαίσιο του ευρύτερου ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων και της δημόσιας διοίκησης στην Ελλάδα. Πρόκειται για την πλήρη αντικατάσταση του παραδοσιακού εντύπου δελτίου αποστολής που χρησιμοποιούσαν μέχρι σήμερα οι επιχειρήσεις για τη διακίνηση των εμπορευμάτων τους, με μια σύγχρονη, αποκλειστικά ψηφιακή μορφή.

Η δημιουργία του ΨΔΑ εντάσσεται στη γενικότερη στρατηγική της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) για τη μείωση της γραφειοκρατίας, την ενίσχυση της διαφάνειας των εμπορικών συναλλαγών, και την εξάλειψη των φαινομένων φοροδιαφυγής μέσω ψηφιακών εργαλείων. Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν είναι απλώς ένα ψηφιακό αντίγραφο του παλαιού δελτίου, αλλά ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης που επικοινωνεί άμεσα και σε πραγματικό χρόνο με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, παρέχοντας πλήρη ψηφιακή παρακολούθηση της πορείας κάθε εμπορεύματος.

Η διαδικασία έκδοσης και χρήσης του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής απαιτεί από την επιχείρηση να χρησιμοποιεί κατάλληλο λογισμικό (ERP ή ειδική εφαρμογή), το οποίο να είναι συμβατό με τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ. Έτσι, εξασφαλίζεται η άμεση και αυτοματοποιημένη διαβίβαση όλων των απαραίτητων πληροφοριών πριν καν αρχίσει η φυσική μετακίνηση των εμπορευμάτων.

Τι περιλαμβάνει αναλυτικά ένα Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (ΨΔΑ):

Η έκδοση του ΨΔΑ είναι υποχρεωτική και οι πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνει είναι αυστηρά καθορισμένες και συγκεκριμένες:

1 . Στοιχεία της επιχείρησης που αποστέλλει τα εμπορεύματα

• Επωνυμία επιχείρησης: Ακριβής εμπορική επωνυμία.
  
• ΑΦΜ: Αριθμός Φορολογικού Μητρώου, πλήρης και σωστός.
  
• Διεύθυνση: Η διεύθυνση της έδρας ή του υποκαταστήματος από το οποίο γίνεται η αποστολή.
  

2️. Στοιχεία της επιχείρησης που παραλαμβάνει τα εμπορεύματα

• Επωνυμία επιχείρησης: Η ακριβής επωνυμία του παραλήπτη.
  
• ΑΦΜ: Ο αριθμός Φορολογικού Μητρώου του παραλήπτη.
  
• Διεύθυνση: Ακριβής διεύθυνση του σημείου στο οποίο προορίζονται να παραδοθούν τα αγαθά.
  

3️. Λεπτομερής περιγραφή των εμπορευμάτων

• Είδος εμπορεύματος: Σαφής και συγκεκριμένη περιγραφή.
  
• Ποσότητα εμπορεύματος: Ο αριθμός των τεμαχίων, μονάδες μέτρησης (π.χ. κιλά, τεμάχια, λίτρα).
  
• Βάρος και συσκευασία: Το συνολικό βάρος των εμπορευμάτων και ο τύπος συσκευασίας (π.χ. κιβώτια, παλέτες, σακούλες κ.α.).
  

4️. Ημερομηνία/ώρα έκδοσης και έναρξης της αποστολής

• Η ημερομηνία έκδοσης η οποία μπορεί να διαφέρει (μέχρι 5 ημέρες) από την ημερομηνία έναρξης της αποστολής.

• Η ακριβής χρονική στιγμή κατά την οποία ξεκινάει η μεταφορά, με τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια.

5 . Ακριβής διεύθυνση αποστολής (σημείο αναχώρησης)

• Η τοποθεσία (οδός, αριθμός, περιοχή, ταχυδρομικός κώδικας) από όπου αναχωρεί το εμπόρευμα.

6️. Ακριβής διεύθυνση παράδοσης (σημείο προορισμού)

• Η πλήρης διεύθυνση παράδοσης στο σημείο προορισμού (οδός, αριθμός, περιοχή, ΤΚ), για να είναι σαφές πού ακριβώς καταλήγει η αποστολή.
  

7️. Στοιχεία μεταφοράς (σε περίπτωση που εμπλέκεται μεταφορέας)

• Επωνυμία μεταφορικής εταιρείας: Το όνομα της επιχείρησης που αναλαμβάνει τη μεταφορά.
  
• Αριθμός πινακίδας φορτηγού: Η πινακίδα κυκλοφορίας του οχήματος που χρησιμοποιείται για τη διακίνηση των εμπορευμάτων.

8 . Αριθμός εγκατάστασης Taxis του αποστολέα

• Πρέπει να αναγράφεται υποχρεωτικά, όπως έχει δηλωθεί στην ΑΑΔΕ, και αφορά την εγκατάσταση από την οποία ξεκινά η αποστολή. Στη δεύτερη φάση θα είναι υποχρεωτικός και ο αριθμός εγκατάστασης taxis του παραλήπτη.

9 . QR code 

• Ένας μοναδικός κωδικός που δημιουργείται αυτόματα μετά την υποβολή του ΨΔΑ στην πλατφόρμα myDATA και πρέπει να συνοδεύει τα εμπορεύματα κατά τη μεταφορά

10 . O σκοπός διακίνησης 

• Περιγράφει τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιείται η μεταφορά των εμπορευμάτων (π.χ. πώληση, επιστροφή, ενδοδιακίνηση), ώστε να υπάρχει σαφής αιτιολόγηση και τεκμηρίωση της διακίνησης για φορολογικούς και ελεγκτικούς σκοπούς.

Τεχνικές Προδιαγραφές και Διαδικασία Διαβίβασης των ΨΔΑ

Η διαδικασία μετάβασης στα ψηφιακά δελτία αποστολής είναι απλή, αλλά απαιτεί συγκεκριμένα βήματα:

Βήμα 1: Δημιουργία ΨΔΑ σε κατάλληλο λογισμικό

Τα ΨΔΑ δημιουργούνται μέσα από:

• Λογισμικό ERP ή εμπορικό πρόγραμμα που ήδη διαθέτει η επιχείρηση (εφόσον έχει πιστοποιηθεί από την ΑΑΔΕ).
  
• Δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ που ονομάζεται «timologio».
  

Βήμα 2: Ηλεκτρονική Υποβολή στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ

• Το ΨΔΑ πρέπει να διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myDATA, άμεσα, πριν από τη φόρτωση ή μετακίνηση των εμπορευμάτων.
  
• Με την αποστολή, το δελτίο αποκτά έναν Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (ΜΑΡΚ), που αποτελεί απόδειξη της καταχώρησής του.
  

Βήμα 3: QR Code και διακίνηση

• Μετά την υποβολή στην ΑΑΔΕ, παράγεται ένα ειδικό QR Code που πρέπει να συνοδεύει τα εμπορεύματα.
  
• Το QR Code μπορεί να εκτυπωθεί ή να εμφανίζεται ψηφιακά (σε κινητό, tablet) κατά τη διάρκεια ελέγχων.

Αναλυτικό Χρονοδιάγραμμα Υποχρεωτικής Εφαρμογής

Η μετάβαση στα Ψηφιακά Δελτία Αποστολής και στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση έχει οριστεί από την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) σε δύο διαδοχικές φάσεις:

Φάση Α’: Υποχρεωτική Εφαρμογή από την 1η Απριλίου 2025

Στην πρώτη φάση η υποχρέωση αφορά μόνο επιχειρήσεις που:

• Έχουν ετήσιο τζίρο (ακαθάριστα έσοδα) πάνω από 200.000 ευρώ (για το οικονομικό έτος 2022).
  
• Δραστηριοποιούνται σε συγκεκριμένους κλάδους όπως:
  
  • Ενεργειακά προϊόντα (π.χ. πετρέλαιο, βενζίνη, φυσικό αέριο).
    
  • Φαρμακευτικά προϊόντα και ιατρικά αναλώσιμα.
    
  • Οικοδομικά υλικά (π.χ. τσιμέντο, οικοδομικά σίδερα, υλικά κατασκευής).
    
  • Παραγωγή και εμπόριο ελαιόλαδου και ελαιοκάρπου.
    

Φάση Β’: Υποχρεωτική Εφαρμογή από την 1η Οκτωβρίου 2025

Από τον Οκτώβριο του 2025 και μετά, η εφαρμογή των Ψηφιακών Δελτίων Αποστολής και της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης γίνεται υποχρεωτική για όλες ανεξαιρέτως τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους, κλάδου και τζίρου.

Κυρώσεις για επιχειρήσεις που δεν συμμορφώνονται

Η νομοθεσία είναι αυστηρή και προβλέπει πρόστιμα για όσους δεν τηρούν τους κανόνες των Ψηφιακών Δελτίων Αποστολής:

• Πρόστιμο έως 10.000 ευρώ αν τα εμπορεύματα εντοπιστούν να διακινούνται χωρίς το απαραίτητο ΨΔΑ.
  
• Σε περιπτώσεις συστηματικής παράβασης, μπορεί να υπάρξει και περαιτέρω έλεγχος από την ΑΑΔΕ με επιπλέον φορολογικές συνέπειες.
  

Γι’ αυτόν τον λόγο, είναι κρίσιμο η επιχείρηση να ενημερώσει και να εκπαιδεύσει άμεσα το προσωπικό της ώστε να ακολουθεί πιστά τους κανόνες.

Συχνές ερωτήσεις & απαντήσεις

1. Ποιοι είναι υποχρεωμένοι να διαβιβάζουν στοιχεία στο myDATA;

Όλες οι επιχειρήσεις που τηρούν λογιστικά βιβλία (απλογραφικά ή διπλογραφικά) υποχρεούνται να διαβιβάζουν τα παραστατικά εσόδων και εξόδων στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.

2. Πώς γίνεται η εγγραφή στο myDATA REST API;

Η εγγραφή πραγματοποιείται μέσω της εφαρμογής της ΑΑΔΕ, χρησιμοποιώντας τους κωδικούς TAXISnet. Μετά την εγγραφή, εκδίδεται ένας μοναδικός κωδικός API που διασυνδέει το λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης με την πλατφόρμα myDATA.

3. Πώς εξουσιοδοτώ τον λογιστή μου για το myDATA;

Η επιχείρηση μπορεί να εξουσιοδοτήσει τον λογιστή ή το λογιστικό γραφείο μέσω της εφαρμογής TAXISnet, επιλέγοντας το αντικείμενο “Διαχείριση Ηλεκτρονικών Βιβλίων”.

4. Τι είναι ο Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης (ΜΑΡΚ);

Ο ΜΑΡΚ είναι ένας μοναδικός αριθμός που αποδίδεται σε κάθε παραστατικό που διαβιβάζεται επιτυχώς στην πλατφόρμα myDATA, επιβεβαιώνοντας την καταχώρισή του.

5. Ποιες επιχειρήσεις θεωρούνται μηχανογραφημένες ή χειρόγραφες;

• Μηχανογραφημένες: Επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν λογισμικό που πληροί τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ.
  
• Χειρόγραφες: Επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν τέτοιο λογισμικό ή τηρούν χειρόγραφα βιβλία.
  

6. Πώς διαβιβάζονται τα παραστατικά λιανικής;

Τα παραστατικά λιανικής διαβιβάζονται μέσω Φορολογικών Ηλεκτρονικών Μηχανισμών (ΦΗΜ) ή μέσω της εφαρμογής της ΑΑΔΕ, ανάλογα με την περίπτωση.

7. Ποια είναι η διαδικασία για την έκδοση ΨΔΑ;

Η έκδοση ΨΔΑ γίνεται μέσω λογισμικού που υποστηρίζει τη δημιουργία και διαβίβαση των δελτίων στην πλατφόρμα myDATA, πριν από την αποστολή των εμπορευμάτων.

8. Τι γίνεται σε περίπτωση αυτοτιμολόγησης;

Στην περίπτωση αυτοτιμολόγησης, η υποχρέωση διαβίβασης των στοιχείων στην πλατφόρμα myDATA παραμένει, με τον εκδότη να διαβιβάζει τη σύνοψη του παραστατικού.

9. Πώς διαχειρίζονται οι επιδοτήσεις και επιχορηγήσεις στο myDATA;

Οι επιδοτήσεις και επιχορηγήσεις διαβιβάζονται ως πληροφοριακά στοιχεία, χωρίς να επηρεάζουν το λογιστικό και φορολογικό αποτέλεσμα, εκτός αν σχετίζονται με φορολογητέες δραστηριότητες.

10. Ποια είναι τα κίνητρα για την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρει κίνητρα όπως η μείωση του χρόνου παραγραφής φορολογικών υποθέσεων και η απλοποίηση των διαδικασιών συμμόρφωσης.

Γενικότερα οφέλη της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης μέσω πιστοποιημένου παρόχου (Entersoft – SoftOne)

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση με έναν εξειδικευμένο πάροχο όπως η Entersoft ή η SoftOne—στην υλοποίηση των οποίων η GravityLabs.gr διαθέτει βαθιά τεχνογνωσία και εκτενή εμπειρία από πολλά και σύνθετα έργα—φέρει σημαντικά οφέλη τόσο σε ποσοτικό όσο και σε ποιοτικό επίπεδο:

🔹 Ποσοτικά Οφέλη:

1. Μείωση λειτουργικού κόστους
   
   • Εξάλειψη κόστους εκτύπωσης, χαρτιού, φακέλων και γραμματοσήμων.
     
   • Μείωση των εργατοωρών που αφιερώνονται στην έκδοση, αρχειοθέτηση και διαχείριση χειρόγραφων ή έντυπων παραστατικών.
     
2. Ταχύτερη εξόφληση τιμολογίων
   
   • Η ψηφιακή αποστολή παραστατικών επιταχύνει τον χρόνο παράδοσης και παραλαβής, μειώνοντας τον μέσο χρόνο εξόφλησης τιμολογίων έως και 30%.
     
3. Βελτίωση ταμειακών ροών
   
   • Η ταχύτερη διαχείριση τιμολογίων οδηγεί σε βελτιωμένη ρευστότητα και πιο αποτελεσματική οικονομική διαχείριση.
     
4. Μείωση σφαλμάτων και παραλείψεων
   
   • Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών μειώνει τα ανθρώπινα λάθη κατά περισσότερο από 50%.
     
5. Αύξηση παραγωγικότητας
   
   • Το προσωπικό επικεντρώνεται σε εργασίες μεγαλύτερης προστιθέμενης αξίας, αντί για χρονοβόρες γραφειοκρατικές διαδικασίες.
     

🔹 Ποιοτικά Οφέλη:

1. Διασφάλιση συμμόρφωσης
   
   • Πλήρης συμβατότητα με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και άμεση προσαρμογή στις νέες νομοθετικές αλλαγές.
     
2. Ενισχυμένη ασφάλεια δεδομένων
   
   • Οι πάροχοι Entersoft και SoftOne διασφαλίζουν υψηλό επίπεδο κυβερνοασφάλειας και προστασίας προσωπικών δεδομένων (GDPR Compliance).
     
3. Αναβάθμιση εταιρικής εικόνας
   
   • Οι ψηφιακές διαδικασίες ενισχύουν το προφίλ της εταιρίας σας ως σύγχρονης, καινοτόμου και τεχνολογικά εξελιγμένης.
     
4. Βελτίωση σχέσεων με πελάτες και προμηθευτές
   
   • Ταχύτερη ανταπόκριση σε αιτήματα και μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές, ενισχύοντας έτσι την εμπιστοσύνη και την ικανοποίηση των συνεργατών σας.
     
5. Καλύτερη ανάλυση δεδομένων και αποφάσεων
   
   • Η ψηφιακή τιμολόγηση μέσω Entersoft ή SoftOne παρέχει πρόσβαση σε ακριβή, ενημερωμένα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, διευκολύνοντας την ανάλυση, τη λήψη αποφάσεων και τη στρατηγική ανάπτυξη της επιχείρησης.

Επιπλέον πόροι για ενημέρωση και καθοδήγηση

Για ακόμα περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους παρακάτω πόρους:

• Πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ: mydata.aade.gr
  (Αναλυτικές οδηγίες, εγχειρίδια χρήσης, συχνές ερωτήσεις και απαντήσεις.)
  
• Αναλυτικό Βίντεο Οδηγιών για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: YouTube Οδηγίες
  (Εύκολες, πρακτικές οδηγίες βήμα προς βήμα.)
  
• Ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ: aade.gr
  (Ανακοινώσεις, εγκύκλιοι, νομοθεσία, και νεότερες ενημερώσεις.)

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Gravity Labs

Στη Gravity Labs, πιστεύουμε ότι η μετάβαση στα Ψηφιακά Δελτία Αποστολής και στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δεν πρέπει να είναι απλώς μια υποχρέωση, αλλά μια ευκαιρία για να αναβαθμίσετε τις διαδικασίες σας, να μειώσετε το κόστος και να ενισχύσετε την αξιοπιστία της επιχείρησής σας. Η ομάδα μας συνδυάζει:

• Εξειδίκευση σε Entersoft & SoftOne
  Με πολυετή εμπειρία σε πολύπλοκα έργα στον χώρο μας, διασφαλίζουμε πλήρη συμβατότητα με τις πλατφόρμες της ΑΑΔΕ και άψογη ενσωμάτωση στο ERP σας.
  
• Αυτοματοποίηση & Απλοποίηση
  Σχεδιάζουμε ροές εργασίας που απελευθερώνουν την ομάδα σας από χρονοβόρες, χειροκίνητες διαδικασίες και μειώνουν τα λάθη κατά 50%+, ώστε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη.
  
• Εκπαίδευση & Υποστήριξη
  Προσφέρουμε εξατομικευμένα σεμινάρια και 24/7 υποστήριξη, ώστε το προσωπικό σας να νιώθει βέλτα ενημερωμένο και σίγουρο για κάθε βήμα.
  
• Στρατηγική Ανάπτυξη
  Παράλληλα με την τεχνική υλοποίηση, αναλύουμε τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, παρέχοντας insight για βελτιστοποίηση των ταμειακών ροών, της παραγωγικότητας και της σχέσης με πελάτες & προμηθευτές.
  

Επόμενο Βήμα: Δοκιμάστε την Αλλαγή

Δώστε στην επιχείρησή σας τη δυνατότητα να αξιοποιήσει πραγματικά τα οφέλη της ψηφιακής εποχής.

Επικοινωνήστε σήμερα για ένα δωρεάν, εξατομικευμένο demo και δείτε πώς η Gravity Labs μπορεί να κάνει τη μετάβαση απλή, ασφαλή και αποδοτική.

📞 Τηλ.: 2310 47 32 32 | ✉️ Email: [email protected]