Σε μια εποχή όπου τα δεδομένα είναι το νέο πετρέλαιο και η αποδοτικότητα των διαδικασιών είναι το κλειδί για την ανάπτυξη και την κερδοφορία, ο ψηφιακός μετασχηματισμός των εταιριών καθίσταται αναπόφευκτος. Στα πλαίσια αυτών των δυναμικών, τα ERP συστήματα αποτελούν πλέον την σπονδυλική στήλη των επιχειρήσεων, εναρμονίζοντας διάφορες διαδικασίες και σημεία δεδομένων σε ένα ενιαίο σύνολο.
Ο παρών οδηγός έχει ως στόχο να εμβαθύνει συγκεκριμένα στα συστημάτων ERP, να διευκρινίσει τα οφέλη τους και να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για το πώς οι επιχειρήσεις, – ιδίως οι Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ), μπορούν να τα αξιοποιήσουν για να αποκτήσουν βιώσιμα και διατηρήσιμα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
Αλλά προτού εμβαθύνουμε στα οφέλη και τις φάσεις της υλοποίησης του, θα ήταν χρήσιμο να ξεκινήσουμε από έναν λεπτομερή ορισμό.
Τι είναι ERP;
Ένα σύστημα ERP (Enterprise Resource Planning) είναι ουσιαστικά μια πλατφόρμα λογισμικού που έχει σχεδιαστεί για την οργάνωση, την διαχείριση και τον έλεγχο όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών μιας εταιρείας, μέσα από ένα ενιαίο και ολοκληρωμένο σύστημα.
Βασικές λειτουργίες ενός συστήματος ERP
Διαχείριση Προϊόντων & Αποθεμάτων (Product & Inventory Management): Αφορά την διαχείριση του καταλόγου προϊόντων και αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο για τη βελτιστοποίηση του ελέγχου των αποθεμάτων και την αποφυγή τόσο των πλεοναζουσών αγορών όσο και της εξαντλήσεως αποθεμάτων, ενώ παράλληλα διαχειρίζεται εύκολα, γρήγορα και αποτελεσματικά όλες τις απαραίτητες προϊοντικές πληροφορίες και διαστάσεις.
Αλυσίδα Εφοδιασμού & Προμηθειών (Supply Chain & Procurement): Αφορά την κεντρική διαχείριση όλων των διαδικασιών της αλυσίδας εφοδιασμού (παραγγελίες αγορών, μεταφορές/παραλαβές/επιστροφές, αποθήκευση, κτλ.) για να διασφαλίσει την έγκαιρη και οικονομικά αποδοτική παράδοση των προϊόντων, για κάθε τύπο ανάγκης των πελατών της εταιρίας.
Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων & Τιμολόγηση (Sales Order Processing & Invoicing): Αφορά την παρακολούθηση και τη διαχείριση των παραγγελιών πωλήσεων, της διαδικασίας τιμολόγησης, την βελτιστοποίηση της εξυπηρέτησης των πελατών και την διασφάλιση της ορθής λειτουργίας και έκδοσης των απαραίτητων παραστατικών.
Χρηματοοικονομική Διαχείριση (Financial Management): Αφορά την ενσωμάτωση όλων τις διαδικασιών πληρωμών, συμπεριλαμβανομένων των εισπρακτέων λογαριασμών, των πληρωτέων λογαριασμών και της διαχείρισης ταμειακών ροών, ώστε να υπάρχει μια ολοκληρωμένη και live εικόνα της οικονομικής κατάστασης του οργανισμού.
Ανάλυση Εσόδων & Κερδοφορίας (Revenue & Profitability): Αφορά όλα τα εργαλεία (reporting) για την παρακολούθηση των ροών εσόδων (cash flow), της κερδοφορίας (profitability), επιτρέποντας τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων με βάση τα σωστά οικονομικά δεδομένα, καθώς και σε πραγματικό χρόνο.
Λογιστική Διαχείριση (Accounting): Αφορά τις λειτουργικότητες που εξυπηρετούν την απρόσκοπτη λειτουργία, με βάση όλες τις απαραίτητες λογιστικές πρακτικές και τη νομοθεσία, για την διεκπεραίωση των λογιστικών υποχρεώσεων και αναφορών (π.χ. MyData, ΦΠΑ, μισθοδοσία, κτλ)
Διαχείριση Κοστολόγησης & Τιμολόγησης (Costing & Pricing Management): Αφορά την ολοκληρωμένη διαχείριση όλων των διαστάσεων και κέντρων κόστους (συμπεριλαμβανομένου του κόστους εισαγωγών/εξαγωγών) και των στρατηγικών τιμολόγησης για τη βελτιστοποίηση των περιθωρίων κέρδους και της ανταγωνιστικότητας της εταιρίας.
Διαχείριση Πιστώσεων (Credit Management): Αφορά την διαχείριση των εμπορικών και πιστωτικών πολιτικών για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου, τη βελτιστοποίηση των ταμειακών ροών και τη διατήρηση υγιών και μακροπρόθεσμων σχέσεων με τους πελάτες.
Διαχείριση Παραγωγής (Production Control & Management): Αφορά όλες τις διαδικασίες που αφορούν την παραγωγή ενός ή περισσότερων προϊόντων, από τον προγραμματισμό έως την εκτέλεση, για να διασφαλίσει την αποτελεσματικότερη χρήση των πρώτων υλών, των πόρων και των παγίων, καθώς και την έγκαιρη παράδοση των παραγόμενων προϊόντων.
Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων (Human Resource Management – HRM): Αφορά την όλες τις λειτουργικότητες που αφορούν το ανθρωπινο δυναμικο μιας εταιρίας, όπως η διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων, της μισθοδοσίας και των παροχών τους, με σκοπό την αύξηση/διατήρηση της παραγωγικότητας, της ανάπτυξης και της εξέλιξης τους.
Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management – CRM): Αφορά την ενοποίηση και την διαχείριση όλων των απαραίτητων πληροφοριών και των αλληλεπιδράσεων πελατών για την βελτιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των πωλήσεων, την ενίσχυση της εξυπηρέτησης και της πιστότητας των πελατών, καθώς και όλων των εκστρατειών marketing.
Επιχειρηματική Ευφυΐα & Αναφορές Προόδου (Business Intelligence & Reporting): Παρέχει εργαλεία ανάλυσης δεδομένων και υποβολής εκθέσεων για την παροχή αξιοποιήσιμων πληροφοριών και την υποστήριξη τεκμηριωμένων στρατηγικών αποφάσεων.
Συνοψίζοντας όλα τα παραπάνω, ο πρωταρχικός στόχος ενός συστήματος ERP είναι να παρέχει μια ενιαία πηγή αλήθειας για τις επιχειρήσεις, εξαλείφοντας έτσι τα “σιλό” δεδομένων, ενισχύοντας τη λήψη αποφάσεων και βελτιώνοντας τη συνολική αποδοτικότητα.
Οφέλη ERP
Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι κάτι περισσότερο από μια απλή τεχνολογική αναβάθμιση – είναι μια στρατηγική κίνηση που προσφέρει ένα πλήθος ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων. Τα οφέλη αυτά αγγίζουν διάφορες πτυχές της διαχείρισης των επιχειρήσεων, από τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων έως τη καθημερινή λειτουργική αποδοτικότητα. Ουσιαστικά αποτελεί χρήσιμο βοηθό του ιδιοκτήτη, της διοίκησης αλλά και των στελεχών που το χρησιμοποιούν, γιατί χάρη στην βελτίωση των διαδικασιών, στην έγκαιρη και σωστή πληροφόρηση, και κατ’ επέκταση στην βελτίωση της διαδικασίας λήψης στρατηγικών αποφάσεων, δημιουργεί διατηρήσιμα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
Ολοκλήρωση & απλούστευση των επιχειρηματικών διαδικασιών
Σε θεμελιώδες επίπεδο, ένα σύστημα ERP ενσωματώνει όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε μια ενιαία πλατφόρμα. Επίσης, αυτή η ενοποίηση των πληροφοριών εξασφαλίζει ότι όλοι στον οργανισμό εργάζονται με τις ίδια, ενημερωμένα δεδομένα. Αλλά για να γίνει ακόμα καλύτερα κατανοητή η σημαντικότητα ενός ERP συστήματος ας παραθέσουμε ορισμένα βασικά πλεονεκτήματα και οφέλη που προκύπτουν με την υιοθέτηση αυτού:
Εξάλειψη των Σιλό Δεδομένων: Με ένα σύστημα ERP, τα δεδομένα δεν είναι πλέον παγιδευμένα σε μεμονωμένα τμηματικά συστήματα ή σε αρχεία που βρίσκονται σε διάσπαρτους φακέλους. Αυτή η συγκέντρωση των δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε γρηγορότερη και πιο τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων σε ολόκληρη την εταιρεία.
Βελτιωμένη Ορατότητα & Γνώση: Ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP βελτιώνει την ορατότητα σε όλο το εύρος της επιχείρησης, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη εικόνα των λειτουργιών βοηθώντας στον εντοπισμό των φαινομένων αναποτελεσματικότητας, λαθών και κρίσιμων σημείων “συμφόρησης” των διαδικασιών (bottlenecks).
Εξορθολογισμένη Ροή Εργασιών: Συνδέοντας διαφορετικές επιχειρηματικές διαδικασίες, ένα σύστημα ERP μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία μιας πιο αποτελεσματικής ροής εργασιών, μειώνοντας τον χρόνο και την προσπάθεια που δαπανάται για τη διαχείριση εργασιών και τον συντονισμό.
Λήψη έξυπνων & διορατικών αποφάσεων
Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα των συστημάτων ERP είναι η ικανότητά τους να παρέχουν εξαιρετικά χρήσιμες και αναλυτικές πληροφορίες που δεν θα μπορούσαν να παραχθούν με μη συστημικό και χειροκίνητο τρόπο (π.χ. excel). Συγκεντρώνοντας δεδομένα από όλη την επιχείρηση, τα συστήματα ERP επιτρέπουν μια πολύ πιο εξελιγμένη ανάλυση δεδομένων και παραγωγή αναφορών – σε πραγματικό χρόνο. Αυτές οι γνώσεις μπορούν να αξιοποιηθούν για καλύτερες στρατηγικές αλλα και καθημερινές αποφάσεις, οδηγώντας σε πλεονεκτήματα όπως:
Αποτελεσματική Κατανομή Πόρων: Με ένα σύστημα ERP, η εταιρία μπορεί να αποκτήσει μια πολυ σαφέστερη εικόνα της χρήσης των πόρων της σε σχέση με την ικανοποίηση των αναγκών της, βοηθώντας την να κατανέμει τους πόρους της αποτελεσματικότερα.
Δυνατότητα Στρατηγικής Επέκτασης: Αναλύοντας χρήσιμα και στοχευμένα δεδομένα από το ERP της, μια εταιρία μπορεί να εντοπίσει πιθανές ευκαιρίες (ή απειλές) της αγοράς, επιτρέποντας την να επιδιώξει μια επιτυχή στρατηγική επέκτασης σε νέες αγορές ή προϊόντα (ή έγκαιρης υποχώρησης).
Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα: Οι επεξεργασμένες και ολιστικές πληροφορίες που παρέχονται από τα συστήματα ERP μπορούν να δώσουν στις εταιρείες ένα ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, επιτρέποντάς τους να διαβλέπουν πέρα από τα αυτονόητα, να προβλέπουν τις τάσεις της αγοράς και να προσαρμόζουν τις στρατηγικές τους αναλόγως.
Αυτοματοποίηση και μείωση σφαλμάτων
Ένα σύγχρονο σύστημα ERP βελτιστοποιεί επίσης τις καθημερινές ροές εργασίας, τυποποιεί ή αυτοματοποιεί τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και μειώνει τα χειροκίνητα σφάλματα. Αυτή η αυτοματοποίηση μπορεί να επιφέρει σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και κόστους με τους εξής χαρακτηριστικούς τρόπους:
Έξυπνες & Διορατικές Προμήθειες: Μια αυτοματοποιημένη διαδικασία προμηθειών μπορεί να επιταχύνει την επεξεργασία παραγγελιών, να μειώσει τη γραφειοκρατία και να εξαλείψει τα ανθρώπινα λάθη.
Αυτοματοποιημένη & Προηγμένη Διαχείριση Αποθεμάτων: Τα συστήματα ERP μπορούν να παρακολουθούν τα επίπεδα αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο και να παρέχουν ειδοποιήσεις όταν το απόθεμα είναι χαμηλό ή όταν είναι καιρός για επαναπαραγγελία, αποτρέποντας καταστάσεις εξαντλήσεων και πλεοναζόντων αποθεμάτων.
Εξορθολογισμένες Λογιστικές & Χρηματοοικονομικές Διαδικασίες: Με την αυτοματοποίηση οικονομικών διαδικασιών, όπως π.χ. Τα MyData, η τιμολόγηση, η ενημέρωση υπολοίπων, κτλ., το ERP μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο εσωτερικά ή των συναργατών μας και να μειώσει τον κίνδυνο δαπανηρών και επίπονων λαθών.
Συνοψίζοντας, τα συστήματα ERP προσφέρουν πλήθος πλεονεκτημάτων που μπορούν να βελτιώσουν δραματικά τη λειτουργική αποδοτικότητα και τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων μιας εταιρείας.
Υιοθέτηση ενός συστήματος ERP για πρώτη φορά
Για τις επιχειρήσεις που εφαρμόζουν ένα σύστημα ERP για πρώτη φορά, η διαδικασία αρχικά μπορεί να φαίνεται από περίπλοκη έως και τρομακτική. Μερικές φορές μάλιστα, αυτό μπορεί να μεγενθυθεί όταν ένα τόσο σημαντικό έργο ανατίθεται σε έναν άνθρωπο ή μια εταιρία που δεν έχει προετοιμαστεί αναλόγως και δεν διαθέτει μια σχετική εμπειρία. Ωστόσο, με μια δομημένη προσέγγιση και προσεκτικό σχεδιασμό, η μετάβαση αυτή μπορεί να γίνει ομαλά. Το κλειδί είναι να θεωρηθεί η υλοποίηση του ERP, όχι ως ένα έργο που θα υλοποιηθεί μια φορά, αλλά ως ένα ταξίδι μετασχηματισμού και συνεχούς εξέλιξης που μπορεί να ωθήσει την επιχείρηση προς το επόμενο μεγάλο βήμα της.
Κατανόηση των αναγκών της επιχείρησής σας
Το πρώτο βήμα προς την υλοποίηση του ERP είναι η κατανόηση των σημαντικότερων αναγκών της επιχείρησής σας. Αυτό περιλαμβάνει μια ενδελεχή ανάλυση των τρεχουσών λειτουργιών και των στόχων που έχετε θέσει:
Χαρτογράφηση Διαδικασιών: Ουσιαστικά όλα ξεκινάνε με τη χαρτογράφηση των υφιστάμενων διαδικασιών σε όλα τα τμήματα. Αυτό θα βοηθήσει να γίνει κατανοητό πώς λειτουργεί η επιχείρησή σας και στην συνέχεια πού βρίσκονται όλες οι αναποτελεσματικότητες (ή αλλιώς όλες οι ευκαιρίες βελτίωσης).
Καθορισμός Στόχων: Αυτό πρέπει να γίνει με σαφήνεια και να οριστεί ξεκάθαρα τι θέλετε να πετύχετε με το νέο σύστημα ERP. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει οφέλη όπως βελτιωμένη αποδοτικότητα, καλύτερη γνώση των δεδομένων, αυξημένη αυτοματοποίηση, αύξηση της κερδοφορίας, καλύτερο cash flow, μείωση του κύκλου πώλησης, αύξηση ικανοποίησης ή πιστότητας πελατών, κ.ο.κ.
Συμμετοχή των Ενδιαφερόμενων Μερών: Είναι εξαιρετικά σημαντικό να εμπλακούν, και μάλιστα από νωρίς, όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη από την επιχείρηση σας σε αυτή τη διαδικασία. Η συμβολή τους είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι το σύστημα ERP θα καλύπτει τις ανάγκες όλων των τμημάτων του οργανισμού.
Επιλογή του σωστού συστήματος ERP
Στη συνέχεια, αφού έχουν καθοριστεί οι ανάγκες, οι στόχοι και οι προτεραιότητές της εταιρίας, θα πρέπει να επιλέξετε το σωστό σύστημα ERP. Παρότι η διαδικασία ενδέχεται να είναι πιο απλή για κάποιους τύπους εταιριών και πιο περίπλοκη σε άλλες περιπτώσεις, εμείς θα αναφερθούμε σε ορισμένους από τους πιο θεμελιώδεις παράγοντες σύγκρισης:
Αξία Επένδυσης: Εδώ εξετάζουμε όχι μόνο την αρχική τιμή αγοράς, αλλά και το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων υλοποίησης, εκπαίδευσης και συνεχούς συντήρησης και εξέλιξης.
Επεκτασιμότητα: Το σύστημα που θα επιλεχθεί πρέπει να μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την επιχείρησή σας. Θα πρέπει να είναι σε θέση να περιλαμβάνει ορισμένες χρήσιμες μελλοντικές λειτουργικότητες, αυξημένο όγκο δεδομένων και πρόσθετους χρήστες καθώς η εταιρεία σας επεκτείνεται.
Φιλικότητα Προς τον Χρήστη: Το σύστημα θα πρέπει να είναι εύχρηστο, γρήγορο και αξιόπιστο ώστε να διασφαλίζεται η γρήγορη υιοθέτηση από τους υπαλλήλους, και στην συνέχεια να μπορέσουν να δώσουν χρήσιμο feedback ως προς την βελτίωση και την εξέλιξή του.
Δυνατότητα Εξελιγμένης Προσαρμογής: Το σύστημα ERP θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται στις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησής σας, αλλά ταυτόχρονα να μην θυσιάζεται η ευκολία και ο χρόνος που απαιτείται για την συντήρησης του.
Αποτελεσματική Υποστήριξη: Ελέγξτε τις διαδικασίες και την εστίαση του συνεργάτη σας στα θέματα που αφορούν την υποστήριξη και τις ενημερώσεις του συστήματός σας. Επίσης θα πρέπει να οριστεί ξεκάθαρα ποιός είναι ο εκπρόσωπος του συνεργάτη σας αλλά και ο δικός σας εκπρόσωπος, οι οποίοι θα συνεργάζονται ακόμα πιο άμεσα και θα είναι που θα είναι εκεί για να σας βοηθούν να πλοηγηθείτε σε οποιαδήποτε ζητήματα και ανάγκες προκύψουν.
Σχεδιασμός Υλοποίησης ERP
Μόλις επιλέξετε ένα σύστημα, ο προσεκτικός σχεδιασμός για τη φάση της υλοποίησης είναι ζωτικής σημασίας. Τα βασικά βήματα περιλαμβάνουν:
Διαχείριση Αλλαγής: Προετοιμάστε την ομάδα σας για την αλλαγή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια πιο αναλυτική επικοινωνία σχετικά με τα οφέλη του νέου συστήματος, την αντιμετώπιση των προβληματισμών και τον καθορισμό σαφών προσδοκιών από το έργο.
Ετοιμότητα Δεδομένων: Βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα της επιχείρησης τα οποία θα πρέπει να εισαχθούν είναι οργανωμένα, σωστά και έτοιμα για τη μετάβαση στο νέο σύστημα.
Διαχείριση Έργου: Δημιουργήστε ένα πλαίσιο διαχείρισης έργου για την επίβλεψη της διαδικασίας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει σαφές χρονοδιάγραμμα, καθορισμένους ρόλους και αρμοδιότητες και τακτικούς ελέγχους προόδου.
Εκπαίδευση: Αναπτύξτε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα κατάρτισης για τους τελικούς χρήστες. Αυτό θα συμβάλει στην εξασφάλιση ομαλής μετάβασης και γρήγορης υιοθέτησης του νέου συστήματος.
Σταδιακή υλοποίηση και εφαρμογή του συστήματος
Η υλοποίηση του νέου συστήματος ERP θα πρέπει ιδανικά να πραγματοποιείται σε φάσεις ώστε να επιτρέψετε στους χρήστες να υιοθετήσουν το σύστημα ακόμα πιο αποτελεσματικά:
Πιλοτική Φάση: Αν μπορείτε, ξεκινήστε με μια πιλοτική φάση στην οποία συμμετέχει μια μικρή ομάδα χρηστών. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να διορθώσετε τυχόν προβλήματα πριν από την πλήρη επέκταση και εκκίνηση της κανονική λειτουργίας.
Επικοινωνία: Κρατήστε τους πάντες ενήμερους σχετικά με την πρόοδο και τα πιθανά προβλήματα. Οι τακτικές ενημερώσεις μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση των προσδοκιών και να διασφαλίσουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι ευθυγραμμισμένα προς έναν κοινό σκοπό.
Υποστήριξη μετά την υλοποίηση
Συνεχής Εκπαίδευση: Παρέχετε συνεχή εκπαίδευση για να βοηθήσετε τους χρήστες να αξιοποιήσουν στο έπακρο το σύστημα και να εκπαιδεύσουν τους νέους υπαλλήλους.
Σύστημα Υποστήριξης: Δημιουργήστε ένα σύστημα για τον χειρισμό ερωτημάτων και προβλημάτων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια εσωτερική ομάδα υποστήριξης η οποία θα συνεργάζεται με τον προμηθευτή/συνεργάτη του ERP σας.
Τακτικές Αναθεωρήσεις: Επανεξετάζετε τακτικά τον βαθμό υιοθέτησης και τις επιδόσεις του συστήματος για να εντοπίζετε ευκαιρίες βελτίωσης. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει έξυπνους τρόπους καταγραφής του feedback των χρηστών, συχνή παρακολούθηση των επιδόσεων και τακτικές συναντήσεις με τον συνεργάτη του ERP συστήματός σας.
Αντικατάσταση υφιστάμενου συστήματος ERP
Η αντικατάσταση ενός υπάρχοντος συστήματος ERP με ένα πιο σύγχρονο μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο έργο. Ωστόσο, όπως και παραπάνω, αν γίνει σωστά μπορεί να ξεκλειδώσει σημαντικά οφέλη.
Κατανόηση των τρεχουσών και μελλοντικών αναγκών της επιχείρησής σας
Όπως ακριβώς συμβαίνει και παραπάνω, η διαδικασία ξεκινά με την κατανόηση των αναγκών της επιχείρησής σας και την επιλογή του κατάλληλου συστήματος. Πιο συγκεκριμένα όμως, στην περίπτωση της αντικατάστασης ενός υπάρχοντος συστήματος, καλό θα ήταν να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή και εστίαση τα εξής:
Αξιολόγηση του Τρέχοντος Συστήματος: Αναλύστε τις ελλείψεις του τρέχοντος συστήματος. Προσδιορίστε τι του λείπει από πλευράς λειτουργικότητας, επεκτασιμότητας ή φιλικότητας προς τον χρήστη που οδήγησε στην απόφαση για αντικατάσταση, ώστε να έχετε καλή εικόνα των διαφορών του τρέχοντος με το νέο σύστημα ERP.
Μελλοντικές Απαιτήσεις: Αξιολογήστε τις μελλοντικές επιχειρηματικές σας ανάγκες και πώς το νέο σύστημα θα τις καλύψει. Εξετάστε τις προβλέψεις και τα σενάρια ανάπτυξης, τις ιδιαιτερότητές σας ή τις τάσεις της αγοράς που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις ανάγκες σας σε ERP.
Feedback από τα ενδιαφερόμενα μέρη: Συγκεντρώστε δομημένα το feedback από τους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν το τρέχον σύστημα. Η συμβολή τους μπορεί να προσφέρει ανεκτίμητες γνώσεις σχετικά με το ποιες βελτιώσεις θα ήταν χρήσιμες και θα αυξάναν την παραγωγικότητά τους, καθώς και ποιά είναι προτεραιότητα και η αμεσότητα που τις χαρακτηρίζει..
Μεταφορά Δεδομένων ERP (Data Migration)
Η μεταφορά δεδομένων είναι μια από τις πιο κρίσιμες πτυχές που πρέπει να αντιμετωπιστεί με μεγάλη προσοχή και αναλυτικότητα λόγω της υψηλής πολυπλοκότητας και της απαιτητικής διαχείρισης μεγάλου όγκου κρίσιμων εταιρικών δεδομένων:
Μεταφορά δεδομένων: Αυτό περιλαμβάνει τη μεταφορά όλων των σχετικών δεδομένων από το παλιό σύστημα στο νέο, διασφαλίζοντας ότι καμία ζωτικής σημασίας πληροφορία δεν θα χαθεί κατά τη διαδικασία.
Καθαρισμός Δεδομένων: Η διαδικασία μετάβασης είναι επίσης μια καλή ευκαιρία για τον καθαρισμό των δεδομένων σας. Απορρίψτε τυχόν ξεπερασμένες ή άσχετες πληροφορίες, διορθώστε τυχόν σφάλματα και διασφαλίστε τη συνέπεια στις μορφές δεδομένων.
Δοκιμές: Πριν από τη θέση σε λειτουργία του νέου συστήματος, εκτελέστε δοκιμές για να διασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα έχουν μεταφερθεί με ακρίβεια και ότι το νέο σύστημα λειτουργεί όπως αναμένεται.
Διασύνδεση ενός συστήματος ERP (Integration)
Η διασύνδεση (γνωστή και ως integration ή “γέφυρα”) ενός συστήματος ERP με άλλα συστήματα, όπως πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου (eCommerce), συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM), συστήματα διαχείρισης αποθηκών (WMS) και άλλα, αποτελεί μια βασική πτυχή μιας επιτυχημένης στρατηγικής υλοποίησης ERP, η οποία πολλές φορές αγνοείται ή υποτιμάται ως διαδικασία. Η διαδικασία μπορεί να φαίνεται περίπλοκη στην αρχή – ειδικά για όσους δεν έχουν εμπειρία υλοποίησης τέτοιων υποδομων. Αλλά με προσεκτική ανάλυση, ενδελεχή σχεδιασμό, εστιασμένη εκτέλεση και πολλαπλούς ελέγχους πριν ξεκινήσει η λειτουργια της, μπορεί να πραγματικά να απογειώσει τις επιχειρηματικές λειτουργίες και να μειώσει δραματικά πολλαπλά κόστη διαδικασιών της εταιρίας.
Λόγοι & Οφέλη Διασύνδεσης ERP (Integration)
Η σωστή διασύνδεση ενός συστήματος ERP είναι ζωτικής σημασίας και χρήσιμη για πολλούς λόγους, αλλά για λόγους πρακτικότητας θα μείνουμε στα εξής θεμελιώδη οφέλη:
Απρόσκοπτη Ροή Δεδομένων: Εξασφαλίζει την απρόσκοπτη ροή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών συστημάτων, μειώνοντας τα σιλό δεδομένων και επιτρέποντας την σωστή και σε πραγματικό χρόνο παρουσίαση όλων των νευραλγικών αναφορών (reports) που η εταιρία πρέπει να έχει. Αυτή η διασύνδεση μπορεί να παρέχει μια ολιστική εικόνα των επιχειρηματικών λειτουργιών και να βελτιώσει τη λήψη στρατηγικών αλλά και καθημερινών αποφάσεων.
Αυτοματοποιημένες Ροές Εργασίας: Επιτρέπει αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που εκτείνονται σε πολλαπλά συστήματα, αυξάνοντας τη λειτουργική αποδοτικότητα. Αυτό μπορεί να μειώσει τις χειροκίνητες εργασίες, να μειώσει τα σφάλματα και να επιταχύνει πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες.
Συνεπείς & Σωστές Πληροφορίες: Εξασφαλίζει ότι όλα τα συστήματα χρησιμοποιούν τις ίδιες, ενημερωμένες πληροφορίες. Αυτή η συνέπεια μπορεί να βελτιώσει την ακρίβεια, να μειώσει τη σύγχυση και να διευκολύνει την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων.
Αναλυτικός Σχεδιασμός Διασύνδεσης ERP
Όταν σχεδιάζετε την ενοποίηση, όπως και στην υλοποίηση του ίδιου του συστήματος ERP, είναι σημαντικό να εξετάζετε τόσο τις τρέχουσες όσο και τις μελλοντικές ανάγκες:
Ανάλυση Παρόντος Τρόπου Λειτουργίας: Κατανοήστε τα συστήματα που υπάρχουν σήμερα και πώς θα αλληλεπιδρούν με το νέο σύστημα ERP. Αυτό περιλαμβάνει τον εντοπισμό των βασικών σημείων δεδομένων, των ροών εργασίας και των ρόλων των χρηστών που θα επηρεαστούν από την ολοκλήρωση.
Ανάλυση Μελλοντικών Αναγκών: Ενώ μπορεί να έχετε μόνο λίγα συστήματα προς ενσωμάτωση τώρα, η επιχείρησή σας μπορεί να υιοθετήσει περισσότερα συστήματα στο μέλλον. Επομένως, διασφαλίστε τη στρατηγική σας για το ERP στο μέλλον επιλέγοντας ένα σύστημα με ισχυρές δυνατότητες ολοκλήρωσης. Εξετάστε την επεκτασιμότητα του συστήματος και την ικανότητά του να προσαρμόζεται στις νέες τεχνολογίες.
Προσέγγιση Ενοποίησης: Αποφασίστε την προσέγγιση για την ολοκλήρωση – αν θα επιλέξετε την ενοποίηση με κάποιον custom τρόπο ή αν θα χρησιμοποιήσετε λειτουργικότητες μιας ήδη υπάρχουσας πλατφόρμας (π.χ. API). Ενώ η custom ενοποίηση μπορεί να φαίνεται απλούστερη αρχικά, συχνά μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα ενοποοίησηςμπορεί να παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία και επεκτασιμότητα για μελλοντικές ανάγκες.
Υλοποίηση Διασύνδεσης ERP
Η φάση εκτέλεσης περιλαμβάνει τεχνικές εργασίες σύνδεσης συστημάτων, αντιστοίχισης πεδίων δεδομένων και δημιουργίας ροών εργασίας. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει δοκιμές για να διασφαλιστεί ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται:
Υλοποίηση & Παραμετροποίηση Ενοποίησης: Περιλαμβάνει τη ρύθμιση των συνδέσεων μεταξύ των συστημάτων, την αντιστοίχιση πεδίων δεδομένων και τη διαμόρφωση ροών εργασίας. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα, μπορεί να χρειαστεί να προσλάβετε έναν ειδικό ή να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ολοκλήρωσης που παρέχονται από τον προμηθευτή του ERP σας.
Δοκιμές Ενοποίησης: Δοκιμάστε διεξοδικά την ολοκλήρωση πριν από τη θέση σε λειτουργία. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τη δοκιμή συγχρονισμού δεδομένων, τη λειτουργία ροής εργασιών και την πρόσβαση των χρηστών, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλα λειτουργούν απρόσκοπτα.
Εκπαίδευση & Υποστήριξη Ενοποίησης: Παρέχετε εκπαίδευση στους χρήστες σχετικά με το νέο ολοκληρωμένο σύστημα και τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζει την εργασία τους. Επίσης, δημιουργήστε ένα σύστημα υποστήριξης για την αντιμετώπιση ερωτημάτων και ζητημάτων που ενδέχεται να προκύψουν κατά την αρχική περίοδο μετά την ενσωμάτωση.
Καταλήγοντας στην σωστή απόφαση για το ERP σας
Τα συστήματα ERP δεν είναι απλώς λύσεις λογισμικού- αντιπροσωπεύουν μια στρατηγική επένδυση που μπορεί να φέρει μια εξαιρετική ώθηση στις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, να οδηγήσει σε πρωτοφανή ανάπτυξη και να προσφέρει στρατηγικά πλεονεκτήματα έναντι των ανταγωνιστών σας.
Το ταξίδι του ψηφιακού μετασχηματισμού από την πλευρά του ERP είναι όντως γεμάτο προκλήσεις, αλλά οι ανταμοιβές του είναι μοναδικές.Ο τελικός στόχος πρέπει είναι η εξέλιξη της εταιρίας σας σε έναν σύγχρονο ψηφιακό οργανισμό ο οποίος είναι πλέον πολύ πιο ευέλικτος, προσαρμοστικός και έχει την δυνατότητα να παίρνει αποφάσεις που βασίζονται σε σωστά και αντιπροσωπευτικά δεδομένα, καθώς και έξυπνα και εξελιγμένα συμπεράσματα.
Όπως περιγράψαμε σε αυτό το αναλυτικό άρθρο, ο δρόμος προς την επιτυχή υλοποίηση του ERP περιλαμβάνει προσεκτικό σχεδιασμό, προσεκτική εκτέλεση και συνεχή υποστήριξη. Είναι ένα ταξίδι που απαιτεί την κατανόηση των μοναδικών επιχειρηματικών σας αναγκών, τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών, την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής και την ενσωμάτωση διαφόρων συστημάτων για τη δημιουργία ενός ενιαίου, αποδοτικού και αποτελεσματικού οικοσυστήματος επιχειρηματικών διαδικασιών.
Σε αυτό το ταξίδι δεν θα είστε μόνοι σας. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαμόρφωση μιας επιτυχημένης στρατηγικής και ενός σχεδίου υλοποίησης ERP με βάση τις δικές σας επιχειρηματικές ανάγκες, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε.
Στείλτε μας άμεσα ένα email στο [email protected] ή απλά καλέστε μας στο +30 2310 473 232 και ας προγραμματίσουμε μια συνάντηση γνωριμίας, online ή αυτοπροσώπως.
